Teamsの使い方まとめ:基礎編+応用編

アイキャッチ画像 MS Teamsまとめ ver3

当ブログでMicrosoft Teamsの使い方を解説している記事をこのページにまとめました。基礎編❶から順番に読んでいただければ、まったくの初心者の方でも基本的なことはできるようになります。

各項目の後半に▶クリックしてこの記事を読む◀というボタンがあり、こちらをクリックすると該当記事が新規タブで開かれます。必要な基礎編をクリックして、読み終わったらこちらのページに戻り、また別の基礎編を選んで読み進めると効率よく学べます。

Microsoft Teams記事の目次的な感じで利用していただけたらと思います。

MS Teamsとは?

Microsoft Teams(以下Teams)は、Microsoftが提供する高機能ビジネスチャットツールです。

これだけだと「はぁ?(‘Д’)」って感じですね。

もう少し平たく説明すると、LINEやスカイプのような通話+チャットができるコミュニケーションツールにWordやExcel、そしてPowerPointなどのOfficeツールが搭載されていて、さらに仲間同士でリアルタイムにこれらのファイルをオンラインで共同編集できたりするプラットフォームです。

MS Teamsのイメージ図

MS Teamsのイメージ

いちいちファイルを送信したり、編集した箇所を逐一報告したりする手間がグッと減るので、慣れれば組織での作業効率も向上します。

また似たようなソフトとしてZoomがありますが、教育機関などではセキュリティの観点からTeamsを導入するところがあるようです。

このページでは、そんなTeamsの構造からビデオ会議・画面の共有までの解説記事をまとめています。

全く知識ゼロの超初心者の人でも、この基礎編の1~4までを読めば、Teamsでビデオ会議に参加するところまでできるようになります。5以降の基礎編では、ビデオ会議以外のTeamsの機能について解説しています。

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【基礎編➊】まずはTeamsの階層構造を理解しよう!

アイキャッチ画像 基礎編➊

Teamsには テナント>チーム>チャネル という独特の階層構造があります。

MS Teams 基本的な構造

実際にTeamsを導入する前に、この階層化された仕組みを理解しておくと、参加者が増加して組織が複雑化した時や、後々メンバーを追加したりする時に役立つと思います。自分でメンバーやグループを管理する人にとっては、必須知識です

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基礎編➋】組織(テナント)の作成方法とTeamsのインストール方法

アイキャッチ画像 基礎編➋

基礎編❷では、テナントの作成方法について解説しています。

ただ、テナント作成のためにはMicrosoftアカウントが必須なので、アカウントの作り方についても説明しています。あとTeamsのフルに活用したい人はPCアプリ版をインストールした方がいいです。Webアプリ版は、機能が制限されていたり、たまに挙動がおかしかったりするので。

記事後半にTeams PCアプリ版のインストール方法についても画像付きで解説しています。

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【基礎編➌】メンバー追加方法+チーム&チャネル作成方法

アイキャッチ画像 基礎編➌
Teamsにメンバーを追加する方法とチームとチャネルを作成するやり方を解説しています。またチームやチャネルのプライベート設定などについても触れているので、これから新しいチームやチャネルを作る人は是非一読ください。

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【基礎編➍】ビデオ会議と画面共有のやり方+背景ぼかしの方法

アイキャッチ画像 基礎編➍
Teamsでも特に重要度が高いビデオ会議と画面共有のやり方については、こちらで説明しています。

ビデオ会議への招待方法もイラスト付きでステップごとに解説してあるので、初めてビデオ会議をされる人は是非ご覧ください。

またホームオフィスなどで特に重宝する「背景ぼかし」のやり方も解説してあります。

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【ビデオ会議】ビデオ会議中に使用できる背景を追加する2つの方法

アイキャッチ画像 背景画像追加方法
ビデオ会議の開始/参加法が分かったら、会議中の背景を追加するやり方も知っておくと便利です。「背景ぼかし」は無難だけど、味気ないなぁ~と感じている人は、自前の背景を追加することで自分好みのイイ感じな背景でビデオ会議ができるようになります。

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【ビデオ会議】プレゼン画面を共有する2つの方法

アイキャッチ画像 パワポ2種類の共有方法
TeamsでPowerPointのプレゼンテーションを共有するやり方は2つ☟あります。

  1. [ウィンドウ共有]から自分のPC内にあるパワーポイントを共有する
  2. Teamsにアップロードし、Teams上でパワーポイントを開いて共有する

ちなみにプレゼン中にレーザーポインター機能など「発表者ツール」を使用したい場合は、今のところのやり方一択です。

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【ビデオ会議】画面共有時に複数の参加者の顔を確認する方法

アイキャッチ画像 画面共有しながら相手の顔を見る方法
画面共有機能はメチャ便利です。しかし、画面共有時には会議参加者の顔が一人しか見れなくなるというデメリットがあります。

この問題は、Teamsが使えるデバイスを2台用意することで対処可能です(アカウントは1つでOK)。
メインデバイスとサブデバイスちょっと力技ですが、インタラクティブなビデオ会議をしたい人は是非知っておいてほしい小ネタです。

ちなみにこの次に紹介する「ラージギャラリー」という機能をサブデバイスの方で使えば、参加者が10人以上でもその人たちのカメラが一つの画面に均等に表示されるようになります。

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【ビデオ会議】10人以上の参加者の顔を一つの画面に表示する:ラージギャラリー

アイキャッチ画像 10人以上の参加者のビデオを同時表示

このラージギャラリーの使いどころとしては10人以上の参加者がカメラをオンにしているときです。

MEMO
Teamsでは通常時、参加者の顔は画面に9人までしか映りません。9人までしか映らない

ラージギャラリーの使い方は、10人以上が参加しているときの会議画面で、画面上部にある[・・・]をクリックして、出てきたメニューから[ラージギャラリー]を選択するだけです。

ラージギャラリークリック 手順

ラージギャラリーを使用することで、最大49人まで一つの画面に表示することが可能です

最大49人

最大49人まで表示可能

Teamsは通常時は9人までの顔しか映らないので、大人数でビデオ会議するときに非常に重宝する機能です。

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【ビデオ会議】会議中のペアワークやグループワークを可能に:「ブレークアウトルーム」

アイキャッチ画像 ブレークアウトルーム

ビデオ会議中にペアワークやグループワークができたら生産性が上がるのに・・・そんなことを考えたことはありませんか?

人数が多ければ多いほど、普通のビデオ会議では大学の眠たい講義みたいになりがちですよね。そんな時にブレークアウトルーム機能を使えば一時的に少人数で話し合うことができ、より生産的な会議を期待できます

実際には、メインのビデオ会議室の中に「小さな部屋」を作ることになります。

ブレークアウトルームにはいつでも切換可能

会議主催者は、各部屋に「見回り」に行くことができるので、さながら小中学校でよくあったペアワーク、グループワークのように機能します。

ブレークアウトルームの少人数会議とメイン会議室の全体会議は、ビデオ会議を終了することなく、いつでも切り替え可能なので、活発な議論や授業を望んでいる場合は是非積極的に使っていきたいですね。

特に学校などの教育機関でTeamsを使用している場合は、非常に重宝する機能かと思います。

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【ビデオ会議】相手の共有画面を操作する方法:「制御を渡す」

アイキャッチ画像 制御を渡す

誰か遠くにいる人とリモートで一緒にプレゼンすることになったことはありますか?

画面共有を使えばプレゼンは簡単にできますが、リモートだとスライドを切り替えるタイミングが計りづらくて、プレゼンパートナーにいちいち合図を送ってもらわないといけなかったりします。

そんな時に画面共有の「制御を渡す」機能を使用すると、任意の相手に自分の共有画面を操作できるように設定できます

相手はほぼ自分のパソコンでやっているのと同じように操作できるため、こちらからタイミングを計る必要もなくなり、勝手に進めてもらえます。またこの時、共有画面には相手のマウスポインタ―も表示されるようになります。

あとこの機能をさらに応用すると、遠くの人に自分のパソコンを診てもらうこともできるので、ソフト面で何かトラブった時なんかに遠隔で直してもらう、なんてことも可能です。

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【基礎編➎】メンション機能の使い方

アイキャッチ画像 メンション
[投稿]タブ内のチャット欄でメンション機能を使うことで、誰に向けたメッセージなのかを明確にすることができます。

  1. @ユーザー名/@メールアドレス(特定の個人に気づかせたい場合)
  2. @チャネル名(特定のチャネルで起こったことなどをチームメンバーと共有したい場合/プライベートチャネルのメンバーに気づいて欲しい場合)
  3. @チーム名(チームメンバー全員に気づいて欲しい場合)
  4. @タグ名(タグ付けされた人に気づいて欲しい場合)

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【基礎編➏】チャット機能の使い方

アイキャッチ画像 チャット機能
Teamsの画面左側にある[チャット]機能での1対1チャットやグループチャットのやり方について解説しています。

Teamsのチャネル内でもチャットは行えますが、こちらだとメンバー全員にメッセージがダダ洩れです。[チャット]機能は、個人間、グループ間でより込み入った話をする場合などに重宝します。

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【番外編】ユーザータイプの切り替え方法

アイキャッチ画像 ゲストからメンバーに変更
Teamsに追加したユーザーは「メンバー」か「ゲスト」として振り分けられます。しかし、一度設定したユーザータイプを変更するには、Azure Active Directoryという別のプラットフォームを利用しなくてはいけません。

この記事ではTeamsのゲストをメンバーに変更する方法を画像付きで分かりやすく説明しています。

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