【Teams】ビデオ会議と画面共有のやり方 | 参加者招待や背景ぼかしも解説: 基礎編➍

アイキャッチ画像 基礎編➍

5月に行われたアップデートにより、MS Teamsでは最大9人までが同時に互いの顔を見ながら、ビデオ会議を行えるようになりました。Microsoftによると、今後はZoom同様49人同時ビデオ通話を予定しているとのことで、さらに需要が増えそうです。

今回の基礎編➍では、そんなMS Teamsの要でもあるビデオ会議と画面共有について解説します。ビデオ会議では、カメラ/マイクのON/OFFから、ホームオフィス時にほぼ必須である「背景ぼかし」のやり方まで、画像付きで分かりやすくご説明します。

画面共有の解説パートでは、デスクトップ共有とウインドウ共有の違いと、この2つの画面共有のやり方についてご説明します。

ビデオ会議のやり方

自分でビデオ会議を始める方法

基本的なビデオ会議のやり方は、非常にカンタン。たったの2ステップです。


STEP.1
ビデオ会議を行いたいチャネルを選択し、画面右上のビデオアイコンをクリック
下の画像の例では、「一般」「チャネル1」「チャネル2」の3つがあり、ここではチャネル2がビデオ会議場所として選択されています。 会議するチャネルを選んだら、画面右上のビデオアイコンをクリックします。video meeting1


STEP.2
会議の名称を記入して(任意)、今すぐ会議をクリック
画面上部に会議の名称を記入できる欄があり、もし必要であればここに会議のタイトルを入力します(必須ではありません)。名称入力が済んだら、[今すぐ参加]をクリックして、会議を開始します。もし必要なら、カメラとマイクのON/OFFもここで設定できます。

会議を開始2

特に人数が多い会議では、雑音が邪魔になることがあるので、あらかじめここでマイクをOFFにしておくといいかもしれません。

MEMO
[今すぐ参加]をクリックする前に「ぼかし」などの背景を設定することもできます。参加後も背景の設定はもちろん可能ですが(後述)、このときに済ませておけば、会議参加後アタフタしなくてすみます。会議を開始1背景の設定

これでビデオ会議が開始されました。会議メニュー
  1. 参加者を表示
    参加者を確認したり、後から追加する際に使います
  2. 会話の表示
    ここをクリックすると、その会議専用のチャットウィンドウが開かれ、ビデオ会議中での文字でのチャットができます
  3. 手を挙げる
    マイクがOFFでも発言したいことをアピールできる便利機能
  4. その他の操作
    背景の変更や会議の録画などのメニューがあります
  5. カメラのON/OFF
  6. マイクのON/OFF
  7. 会話の表示コンテンツの共有
    デスクトップ画面や個別のウィンドウを共有したいときに使います
  8. 退出
    会議から退出するとき、または会議そのものを終了させたいときにクリックします


作成したビデオ会議にメンバーを招待する

ビデオ会議を開始すると画面中央に[招待を共有]というメニューが現れますので、この中から会議参加者の招待方法を選択できます。もし他のメンバーがこの会議に自分で入るやり方を知っているなら、[招待を共有]は必要ないのでxを押して閉じてしまって大丈夫です。
Teams 招待を共有

会議のリンクをコピー
この会議のアドレスをコピーします。コピーした会議アドレスをメールなどに張り付けて、招待したい人に送ります。会議アドレスを受け取った人は、そのリンクをクリックすると会議に参加できます。

メールで招待する
自分でPCに入っているメールソフトを選んで、そこから招待する方法です。

[メールで招待する]は最初にどのメールソフトを使うか設定したりしないといけなかったりするので、結構メンドイです。個人的には[会議のリンクをコピー]して、いつも使っているGmailなどを自分で開いてコピペして送る方が勝手がわかっている分、ラクなのでこっちのやり方がオススメです。

MEMO1
会議を開始後、[招待を共有]を再び表示させたいとき
以下の手順で[招待を共有]を再表示することができます。招待を共有を再表示

MEMO2
会議を開始後、メンバーを検索して招待したいときTeams 名前を入力してメンバーを招待のアイコンを押すと右側からヌッと出てくる[ユーザー]メニュー内からチーム内のメンバーを検索して会議に招待することも可能です。チーム内のメンバーを招待したいときは[招待を共有]するよりもコッチのやり方のほうが手っ取り早いです。

人が作成したビデオ会議に参加する方法

会議リンクが送られてきた場合

リンクが送られてきた時は、そのリンクをクリックするとブラウザが起動し、以下のようなポップウインドウが表示されます。PCにMS Teamsがインストールされている場合は、[Microsoft Teamsを開く]をクリックすると会議に参加できます。

もし、MS Teamsが自分のPCにインストールされていない、または、何らかの理由によりGoogle Chromeなどのブラウザを介して会議に参加したい場合は、リンクをクリックしたあとに表示される画面中央の[このブラウザーで続ける]を選択すると、PCにMS Teamsが入っていなくてもブラウザ上でビデオ会議に参加できます

video meeting opening ms teams on own browser

MS Teamsから直接会議に参加する方法

自分も登録されているチャネルでビデオ会議が開始された場合、チャネルのチャット画面に[参加]というボタンが表示され、このボタンをクリックすることで直接会議に参加できます。

video meeting paticipating by clicking the button

注意
[参加]ボタンから参加するこのやり方は、自分がこのチャネルに登録されている必要があります。そのため、このチャネルに入ってこられない未登録の外部の人は、上述した会議リンクから参加する方法でしかビデオ会議に参加できませんのでご留意ください。

ビデオ会議中のお役立ち機能

背景をぼかす方法

生活感満載の自室を上司や同僚に晒しかねないホームオフィスにおいては、「背景ぼかし」もほぼ必須機能ですね。会議開始時、または会議参加時の背景設定法は上述しましたが、こちらは開始後・参加後に背景にぼかしを入れるやり方です

それでは早速見ていきましょう。

背景ぼかし手順
  1. メニュバーの中央[・・・]をクリック
  2. 出てきたメニューから[背景効果を表示する]を選択
  3. 画面右側に 背景の設定 が現れるので、そこから一番右上ぼかし効果を選択
  4. 画面右下の[適用]をクリック
背景ぼかしの設定
背景ぼかしが適用されました
背景ぼかし適用

画面共有のやり方

手元の資料などを会議で共有したい場合、MS Teamsのビデオ通話の機能の1つである「共有」を使うと便利です。

PCのカメラに印刷した紙を見せながら「ここが~で」的なこともできなくはないですが、思ったように見せたいところが画面中央に配置できなかったりして、見る側はその都度指摘しないといけないので、最悪結構イラっとします。ExcelやPowerpointなどガッツリ何かのデータを見せたい時は、MS Teamsの「共有」機能を使いましょう。

「共有」には主に、「デスクトップ」を共有する方法と、「ウインドウ」を共有する方法の2種類があります。

  • デスクトップ共有
    自分のPCの画面に映っているもの全てを相手に見せたい時
  • ウインドウ共有
    開いているウインドウの中から1つだけを相手に見せたい時(それ以外のウインドウは相手には見えない)

自分のPCで使っているソフトや背景画像などは、あまり職場の人に見られたくはないと思うので、基本的にはウインドウ共有を使用すると恥ずかしい思いをしなくて済むかもしれません

ただ、自分が開いている複数のソフトやウインドウを同時に見せたい場合は、デスクトップ共有の方がいちいち共有し直さなくていいので、ラクです。

デスクトップ画面を共有する

デスクトップ共有方法

  1. メニューバーから矢印がついたアイコンをクリック
  2. Teams下部から出て来た黒い画面に[デスクトップ][ウィンドウ[PowerPoint][参照][ホワイトボード]というカテゴリーが表示されるで、一番左の[デスクトップ]真下にある小さく表示された画面を選択する

ウィンドウを共有する

ウィンドウ共有方法

  1. メニューバーから矢印がついたアイコンをクリック
  2. Teams下部から出て来た黒い画面に[デスクトップ][ウィンドウ[PowerPoint][参照][ホワイトボード]というカテゴリーが表示されるで、左から二番目の[ウィンドウ]下に映っている小さい画面の中から共有したいものを選んでクリックする

まとめ

MS Teamsがインストールされていれば、ビデオ会議の開始や画面共有はボタンをポチポチするだけなので、慣れればカンタンで便利な機能です。

また、背景ぼかし以外にもデフォルトで様々な背景が用意されていますが、ちょっと仕事では使いにくいものが多い(宇宙っぽい背景とか攻めたもの)ので、仕事用にはやっぱり背景ぼかしが無難かなと思います。

「いやいや自前の画像を背景として使いたいんよ」という場合は、【Teams】ビデオ会議の背景を追加する2つの方法で解説していますので、ぜひ読んでみてください。

この他にもOfficeソフトを離れた人ともリアルタイムで共同編集するなど、様々な機能がMS Teamsにはありますが、急ぎでビデオ会議に参加しなくてはいけないという人は、とりあえず基礎編➊~➍を抑えておけば急場はしのげるかと。

それでは、最後まで読んでいただきありがとうございました。

次の基礎編

アイキャッチ画像 メンション 【Teams】メンションとは?4つの種類を解説!:基礎編➎

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