５月に行われたアップデートにより、MS Teamsでは最大9人までが同時に互いの顔を見ながら、ビデオ会議を行えるようになりました。Microsoftによると、今後はZoom同様49人同時ビデオ通話を予定しているとのことで、さらに需要が増えそうです。
今回の基礎編➍では、そんなMS Teamsの要でもあるビデオ会議と画面共有について解説します。ビデオ会議では、カメラ/マイクのON/OFFから、ホームオフィス時にほぼ必須である「背景ぼかし」のやり方まで、画像付きで分かりやすくご説明します。
画面共有の解説パートでは、デスクトップ共有とウインドウ共有の違いと、この2つの画面共有のやり方についてご説明します。
ビデオ会議のやり方
基本的なビデオ会議のやり方は、非常にカンタン。たったの２ステップです。
特に人数が多い会議では、雑音が邪魔になることがあるので、あらかじめここでマイクをOFFにしておくといいかもしれません。
- 参加者を表示
参加者を確認したり、後から追加する際に使います - 会話の表示
ここをクリックすると、その会議専用のチャットウィンドウが開かれ、ビデオ会議中での文字でのチャットができます - 手を挙げる
マイクがOFFでも発言したいことをアピールできる便利機能 - その他の操作
背景の変更や会議の録画などのメニューがあります - カメラのON/OFF
- マイクのON/OFF
- 会話の表示コンテンツの共有
デスクトップ画面や個別のウィンドウを共有したいときに使います - 退出
会議から退出するとき、または会議そのものを終了させたいときにクリックします
ビデオ会議を開始すると画面中央に[招待を共有]というメニューが現れますので、この中から会議参加者の招待方法を選択できます。もし他のメンバーがこの会議に自分で入るやり方を知っているなら、[招待を共有]は必要ないのでxを押して閉じてしまって大丈夫です。
会議のリンクをコピー
この会議のアドレスをコピーします。コピーした会議アドレスをメールなどに張り付けて、招待したい人に送ります。会議アドレスを受け取った人は、そのリンクをクリックすると会議に参加できます。
メールで招待する
自分でPCに入っているメールソフトを選んで、そこから招待する方法です。
以下の手順で[招待を共有]を再表示することができます。
❶のアイコンを押すと右側からヌッと出てくる[ユーザー]メニュー内からチーム内のメンバーを検索して会議に招待することも可能です。チーム内のメンバーを招待したいときは[招待を共有]するよりもコッチのやり方のほうが手っ取り早いです。会議リンクが送られてきた場合
リンクが送られてきた時は、そのリンクをクリックするとブラウザが起動し、以下のようなポップウインドウが表示されます。PCにMS Teamsがインストールされている場合は、[Microsoft Teamsを開く]をクリックすると会議に参加できます。
もし、MS Teamsが自分のPCにインストールされていない、または、何らかの理由によりGoogle Chromeなどのブラウザを介して会議に参加したい場合は、リンクをクリックしたあとに表示される画面中央の[このブラウザーで続ける]を選択すると、PCにMS Teamsが入っていなくてもブラウザ上でビデオ会議に参加できます。
MS Teamsから直接会議に参加する方法
自分も登録されているチャネルでビデオ会議が開始された場合、チャネルのチャット画面に[参加]というボタンが表示され、このボタンをクリックすることで直接会議に参加できます。
ビデオ会議中のお役立ち機能
生活感満載の自室を上司や同僚に晒しかねないホームオフィスにおいては、「背景ぼかし」もほぼ必須機能ですね。会議開始時、または会議参加時の背景設定法は上述しましたが、こちらは開始後・参加後に背景にぼかしを入れるやり方です
それでは早速見ていきましょう。
- メニュバーの中央[・・・]をクリック
- 出てきたメニューから[背景効果を表示する]を選択
- 画面右側に 背景の設定 が現れるので、そこから一番右上ぼかし効果を選択
- 画面右下の[適用]をクリック
画面共有のやり方
手元の資料などを会議で共有したい場合、MS Teamsのビデオ通話の機能の１つである「共有」を使うと便利です。
PCのカメラに印刷した紙を見せながら「ここが～で」的なこともできなくはないですが、思ったように見せたいところが画面中央に配置できなかったりして、見る側はその都度指摘しないといけないので、最悪結構イラっとします。ExcelやPowerpointなどガッツリ何かのデータを見せたい時は、MS Teamsの「共有」機能を使いましょう。
「共有」には主に、「画面」を共有する方法と、「ウインドウ」を共有する方法の２種類があります。
- 画面共有
自分のPCの画面に映っているもの全てを相手に見せたい時 - ウインドウ共有
開いているウインドウの中から１つだけを相手に見せたい時（それ以外のウインドウは相手には見えない）
自分のPCで使っているソフトや背景画像などは、あまり職場の人に見られたくはないと思うので、基本的にはウインドウ共有を使用すると恥ずかしい思いをしなくて済むかもしれません。
ただ、自分が開いている複数のソフトやウインドウを同時に見せたい場合は、画面有の方がいちいち共有し直さなくていいので、ラクです。
- メニューバーから矢印がついたアイコンをクリックします
- 右側から出て来た黒いメニューに[画面]という項目がるので、こちらを選択すると共有が開始され、自分のPCに映っているもの全てが参加者も見られるようになります
- メニューバーから矢印がついたアイコンをクリックします
- 右側から出て来た黒いメニューに[ウィンドウ]という項目がるので、こちらを選択します
- 今自分が開いているウィンドウがリストで表示されるので、参加者に見せたいウィンドウをこの中から選んでクリックすると、共有が開始されます
MS Teamsがインストールされていれば、ビデオ会議の開始や画面共有はボタンをポチポチするだけなので、慣れればカンタンで便利な機能です。
また、背景ぼかし以外にもデフォルトで様々な背景が用意されていますが、ちょっと仕事では使いにくいものが多い（宇宙っぽい背景とか攻めたもの）ので、仕事用にはやっぱり背景ぼかしが無難かなと思います。
「いやいや自前の画像を背景として使いたいんよ」という場合は、【Teams】ビデオ会議の背景を追加する2つの方法で解説していますので、ぜひ読んでみてください。
この他にもOfficeソフトを離れた人ともリアルタイムで共同編集するなど、様々な機能がMS Teamsにはありますが、急ぎでビデオ会議に参加しなくてはいけないという人は、とりあえず基礎編➊～➍を抑えておけば急場はしのげるかと。
それでは、最後まで読んでいただきありがとうございました。
