前回の基礎編➋では、組織(テナント)の作成方法を紹介しました。
今回の基礎編➌では、
・作成した自分の組織（テナント）にメンバーを追加する方法
・新しいチームとチャネルを作成する方法
・作成したチームやチャネル（プライベート）に後からメンバーを追加する方法
を解説していきます。
組織(テナント)にメンバーを追加する
基礎編➊で説明したように、MS Teamsは組織にメンバーを追加しない限り、基本的に相手とコミュニケーション等を取ることはできません。
したがって、ビデオ会議やオンライン授業でMS Teamsを使用したい場合は、まずメンバーを自分の組織に追加する必要があります。
やり方は、MS Teams画面の左下にある[メンバーを招待する]をクリックして、追加したいメンバーを招待するのですが、3つのやり方があります:
- リンクのコピー
招待リンクをコピーでき、コピーしたリンクをメールに張り付ける等して、追加したいメンバーを招待できます。 - 連絡先を招待
マイクロソフトアカウント/Googleアカウントに登録されている連絡先から相手を選んで、メンバーを招待します。 - メールで招待
MS Teamsから直接追加したい相手にメールを送ることができます。上の２つの招待法とは異なり、MS Teams内でのメンバーの呼び名も設定することができます。個人的に一番オススメ。
新しいチームを追加する
MS Teamsは テナント＞チーム＞チャネル という3層構造になっています。
そしてTeamsでは組織（テナント）作成時に、自動的にテナント名と同じチームが追加されます。またチームにはデフォルトで「一般」という名前のチャネルが付属します。
☝この例の階層構造
ある日本語教師のMS Teams(テナント)>ある日本語教師のMS Teams(チーム)>一般(チャネル)
このようにTeamsでは、１つのテナントを作成すると必ずチームとチャネルも１つずつセットでついてきます。
しかし組織が大きくなりメンバーの数も増えると、プロジェクトやグループの数も必然的に増加していきますよね？こうなると最初に作成されたチームが１つだけでは、当然管理が困難になってしまいます。
そんなとき、各用途に合わせてTeams内に新しいチームを追加していきます。
では、順を追って見ていきましょう。
プライベートのチームに追加されたメンバーのみが見ることができ、追加されていないメンバーは、仮にこのチームのリンクをもらったとしても表示することができません。
パブリック
パブリックタイプのチームは、プライベート同様、基本的にはこのチームに追加されたメンバーにしか表示されませんが、このチームに所属していないメンバーもリンクさえもらえれば出入りすることができます。
組織全体
有無を言わさず組織内メンバーが全員このチームに追加されます。ただし、この種類のチームは、一つのテナントに５つまでしか作成できません。
チームには
・[プライベート]
・[パブリック]
・[組織全体]
の3種類があり、[プライベート]または[パブリック]のチームは、作成後にもメンバーが追加できます。
[組織全体]チームは、作成時に全てのメンバーがここに追加されるため、後から追加するという機能がそもそもありません。それでは[プライベート]/[パブリック]チームにメンバーを後から追加する方法を見ていきましょう。
- メンバーを追加したいチームの[・・・]をクリック
- [メンバーを追加]を選択
追加したいメンバーのIDまたはメールアドレスを入力して、[追加]ボタンを押すと追加されます。
新しいチャネルを追加する
MS Teamsは テナント＞チーム＞チャネル という3層構造になっています。
チーム内でさらに少数のグループを作成したい時や、個別の作業場を設けたいときには、最下層領域であるチャネルを追加することができます。
標準
チームに所属している全てのメンバーがこのチャネルを覗いたり、参加したりすることができる設定です。「チーム」という単位を「家」だとすると、「標準チャネル」はその家の中に作る「鍵のない部屋」みたいなイメージです。家の中にいる人間なら誰でも入ってこれちゃう的な。
プライベート
これを選択すると[次へ]ボタンが表示され、ボタンをクリックすると、IDまたはメールアドレスからこのチャネルに参加できるメンバーを自分で選び出す流れになります。このチャネルは、選ばれたメンバーにだけ表示されます。チーム内の決まったメンバーだけで集まりたい時や、関係ないメンバーが間違って入ってこないようにしたい時に使える便利な設定です。「チーム」という単位を「家」だとすると、「プライベートチャネル」はその家の中に作る「鍵のかかった部屋」みたいなイメージです。鍵を渡された人しか入れないってカンジです。
チャネルの種類には
・標準
・プライベート
の２つがあります。[プライベート]タイプのチャネルは登録された人のみに表示され、それ以外のメンバーにはこのチャネルを見ることも参加することもできません。
後から[プライベート]チャネルにメンバーを追加したい場合は、以下の手順で行います。
- メンバーを追加したいプライベートチャネルの[・・・]をクリック
- [メンバーを追加]を選択
以下の画面の入力欄に、追加したいメンバーのIDまたはメールアドレスを入力して[追加]ボタンを押すと、そのメンバーがプライベートチャネルに登録されます。
以上が基礎編➌となります。
Teamsを運用していく上で、状況に応じてチームとチャネルの追加は必ず必要となってきます。
[プライベート]、[パブリック]、[組織全体]という属性の異なる３種類のチームを使い分け、そして場合によってはその中にさらに[標準]または[プライベート]のどちらかのタイプのチャネルを用途に応じて作成することで、より効率的なTeams運用ができると思います。
Teamsの階層構造とチーム・チャネルの種類
それでは、最後まで読んでいただきありがとうございました。
